LinuCエヴァンジェリスト・Open Source Summit Japanボランティアリーダーの鯨井貴博@opensourcetechです。
はじめに
12/5(火)~6(水) 有明カンファレンスホールにて開催されたOpen Source Summit Japan2023に運営ボランティアリーダーとして参加してきたので、
その記録を残しておきます。
Open Source Summit Japanとは
今年は、Linuxカーネル開発者のLinus Torvaldsが久しぶりに参加するとのことで非常に盛り上がりました。
https://events.linuxfoundation.org/open-source-summit-japan/
Linus Torvaldsさん(Linux開発者)とGreg Kroah-Hartmanさん(Linuxカーネルメンテナー)に会ってきた♪
運営ボランティアのスケジュール
イベント当日までのスケジュールですが、以下のようになります。
2023/1月頃 次回のボランティアリーダーよろしくという流れが出来始める
※前回が終了した時点でそういう雰囲気があったような気もするw
2023/6月頃 Linux Foundationサイトでイベント情報が公表される ※確かこの頃だったはずw
2023/7~8月 運営チームへイベント情報(時期・会場・規模感など)の確認
2023/9月末 ボランティア募集フォーム(Googleフォーム)作成
2023/10/2 ボランティア募集開始(X、Facebookでの告知など)
※知人などシェアしてくれた方には感謝！
2023/10/21 オープンソースカンファレンス2023 Tokyo/Fallで宣伝(LT)
2023/10/27 ボランティア募集締め切り
2023/10/31 ボランティアメンバー確定
2023/11/2 Linus Torvaldsが基調講演で登壇することが発表される
2023/11上旬～下旬 ボランティアメンバーのタスクなど詳細を詰める
シフト表作成なども並行して進める
2023/11/24 キックオフ開催(オンライン)
2023/12/4 イベント前日設営(Day0)
2023/12/5 イベント初日(Day1)
2023/12/6 イベント2日目(Day2)
※後日、打ち上げもある
ボランティアメンバーのタスク
タスクとしては、以下になります。
・スタッフルームの設営(※イベント前日)
・会場内誘導
・レジストレーション(受付)
・グッズ渡し(ネームタグ & ストラップ・イベントTシャツ・懇親会でのドリン・クチケット・スピーカーギフト)
・キーノート会場における同時通訳レシーバーの配布/回収・参加人数カウント
・クローク(英語だとCoat Check、Luggage Checkだと伝わるらしい)対応
・ブレイクアウトセッション対応(スピーカーと投影など調整、参加者人数カウント、QA用マイク渡し、残り時間ボード(5分・3分・1分・終了)の掲示など)
・想定外の場合などのエスカレーション
・スタッフルームの撤収(※Day2終了後)
そして、一参加者としてイベントを楽しむこと♪(これ大事)
スタッフ間の連絡方法
基本的には、メンバーのみ所属のslackチャンネルで行いました。
※エスカレーションもslackで実施
リーダーとして
・想定通り運営出来ているか確認
→配置の過不足があった場合には配置の変更など
・セッションに変更が出た場合のシフト変更など
・エスカレーション対応
・Linux Foundation運営チームとの連携
・参加者と一緒にイベントを楽しむ♪
補足
細かい事件簿を忘れないようにメモっておく。
・会場で渡していないクロークのタグ(3色、1~99しかない)を間違って渡される事件
→確認したところ、どうも会場近くのホテルのクロークのもののようであった
・各部屋の忘れ物
→受付に回収する
・スケジュールを見てセッションがなくなっていることに気づく
→担当するボランティアメンバーに連携しつつ、セッション開催予定に部屋にいる参加者にはなくなったことを伝える
・オンライン配信(Youtube)が出来ていないなど
→会場の配信メンバーへの連携する
・クロークで渡したタグの片割れをなくなったと申告される
→出てくることを祈るのみ
おわりに
その他、朝食・おやつ・懇親会あり他の参加者やコアな開発者の方とコミニケーションしたり、ブースではグッズもらえたりと楽しいイベントでした♪
参加者のみなさん、ボランティアメンバーとしてお手伝いしてくれたみなさん。Linux Foundationの方々、ブース出展してくれた方々、誠にありがとうございました！！！！！！！
また、次回会いましょう！
