LinuCエヴァンジェリストの鯨井貴博@opensourcetechです。
はじめに
今回は、Qiita Advent Calendarのリアルイベント参加してきたよ！の24日目として、
Open Source Summit Japan 2022にボランティアリーダーとして参加してきた記録を書いていきます！
https://qiita.com/advent-calendar/2022/joining-real-events
Open Source Summit Japanとは？
Linux Foundationが開催するオープンソースエコシステムに関するカンファレンスで、12/5・12/6と開催されました。
おととし、昨年とオンライン開催だったのですが、
今回は3年ぶりのリアル開催、かつオンラインも並行して行われるハイブリッド開催です。
events.linuxfoundation.org
会場は、パシフィコ横浜。
地下鉄みなとみらい駅・JR桜木町駅から少し歩いた場所にあります。
海沿いのいい場所ですね♪
パシフィコ横浜2Fから入るとまず、レセプション(受付)です。
ここで体温チェック・消毒をします。
その後、受付でワクチン接種証明(2回以上)と身分証(本人確認のため)を提示します。
※詳細は、イベントの健康と安全のための要件に載っています。
両方が確認出来たら、バッジ&ストラップを受け取ります。
※右の方です。左の方はKubeDay Japanのもの。
続いて、ノベルティのイベントTシャツを受け取ります。
受付の後ろには、"握手OK"・"肘タッチOK"・"距離取りたいです" という意思表示をするピンバッチや、
「気軽に話しかけてね」というサインのシールなどが置いてあります。
※その他、近場のランチマップなども置いてます。
そして、エスカレータで3Fに上がればいよいよセッション会場です。
3Fに上がると、ホワイエ(セッション会場やスポンサーブースにいく広い通路)があり、
そこに朝食が用意されています。
パンやシリアル、フルーツ、コーヒー、ジュースなどがあり、これが結構おいしいんですよね♪
では続いて、セッション。
まずキーノート(基調講演)が大ホールで行われます。
※90分ほどの時間で4~5つのキーノートがある。
なお、このイベントは全て英語のセッションとなりますが、
キーノートのみ同時通訳が行われ、それを聞くための同時通訳レシーバーを借りることが出来ます。
※キーノート終了後、要返却のこと。
そのあとはコーヒーブレイクを挟み、6~7つの部屋に分かれてブレイクアウトセッションが18:00頃まで行われます。
※1コマ50分、ランチタイム100分
ブレイクアウトセッションが行われる各部屋の後方にはオンライン配信設備と専門スタッフがおり、
セッションで投影される資料やスピーカーの音声、会場からの質問などを配信します。
スポンサーブースは、コーヒーブレイク中やセッション間の時間でネットワーキングが行われています。
※各ブースでは、ノベルティももらえますw
そして、初日(12/5)のブレイクアウトセッション終了後には参加者全員でのレセプション(宴会)が実施されました。
食事 & 飲み物(アルコールなど)で、皆さん楽しそうです♪
ボランティアスタッフの担当作業
では、ここからはイベントの裏側であるボランティアスタッフの担当作業について少し書いていきます。
まず。イベント前日(12/4)には簡単な設営作業があります。
・受付の設置
- バッジ & ストラップの準備
- ノベルティTシャツの準備
- 受付の行列整列用のロープ設置
- 検温センサー設置
- ブレイクアウトセッション小道具一式の準備(レーザーポインター、残り時間ボード、会場人数カウント用紙、時計など)
など
・スタッフルームの設置
- Wi-Fi設置
- プリンター設置(会場レンタル)
- その他(緊急連絡用トランシーバーアプリ用のスピーカー設置)
そしてイベント当日。
朝7:00に現地集合、朝食食べて、朝礼で配置など確認し準備完了！
イベント開始！
受付が徐々に混んできます。
ここでは、体温チェック & 消毒実施の声かけ、
行列の整列、受付へ促す役、受付(ワクチン接種/IDチェック・バッチ/ストラップ渡し・ノベルティーTシャツ渡し)、
受付フロア(2F)から会場(3F)への誘導 とそれぞれ担当します。
キーノート会場のオープンタイミングを見計らいながら、
開始時間(9:00)が近づいてきたらそちらへ誘導します。
キーノート会場では、
同時通訳レシーバーの貸し出しやスムーズな入場を促します。
キーノート終了後は、同時通訳レシーバーの回収。
コーヒーブレイク中は、ブレイクアウトセッションが行われる各部屋の準備をします。
※各部屋の状態確認とセッション小道具の配置など
ブレイクアウトセッションでは、セッションを聞きながら以下のタスクをこなします。
※担当するセッションは、基本的には自分が聞きたいもの(希望性)で決めます。
- スピーカーとの簡単な挨拶
- オンライン配信プラットフォームへのログインとセッション開始メッセージの送信
- セッション終了が近づくと、残り5分・3分・1分・終了とサインボードをスピーカーに提示
- 質問のマイクを質問者に持っていく ※使用後はマイクの消毒
- オンライン配信プラットフォームでのセッション終了メッセージの送信
イベント終了後は、各部屋とスタッフルーム・受付の片付けをします。
なお、その他空き時間は、
好きなセッションに参加するもよし、スポンサーブースで情報収集するもよし、参加者やスピーカーとコミニケーションするもよしっていう感じです♪
※一参加者として、イベント楽しむべし♪
ボランティアリーダーのタスク
これはイベント開始の1.5ヵ月ほど前から始まりました。
まず、ボランティアスタッフの募集。
SNSで告知したり、過去ボランティアスタッフに参加人を中心に声をかけました。
参加表明してくれたスタッフを集めてのキックオフミーティング開催
※オンライン実施
現地作業(設営、イベント当日)のタスク整理
イベント当日のシフト表作成 ※想定より実際には忙しくなるので、手が空いているスタッフを把握しておくことが重要
当日は、
全体の状況の確認のため、基本的には会場をうろうろしてます。
急なタスクなどが発生した場合は、シフト調整します。
Linux Foundationのイベント担当との調整もします。
また、イベントスケジュールに変更が発生することがあるのでたまにチェックして、シフト表を更新します。
その他、スタッフが不足している箇所へヘルプに入ります。
※体力勝負なので、うまく休憩する(手を抜いて)くらいのバッファを持っておくことが大事
イベント終了後は、会場内のチェックして終了！ って感じです。
おわりに
ちょっと大変でしたが、3年ぶりのリアル開催はやはり楽しいですね♪
また来年の開催みなさんに会えるといいなぁ。
ありがとう、参加してくれたみなさま！
ありがとう、Linux Foundation！
ありがとう、OSS！
補足
イベント時のセッションですが、以下で公開されています。
https://www.youtube.com/playlist?list=PLbzoR-pLrL6owCzHwtlpNz8stbU03fbOJ
www.youtube.com
